O que é hot desking

Entende-se por hot desking um modelo de trabalho flexível em que os postos são rotativos: os colaboradores não têm um lugar fixo, ocupando diferentes secretárias conforme a necessidade de cada dia. Esta modalidade tem vindo a ganhar cada vez mais relevância com a consolidação do trabalho híbrido.

Neste modelo, em que não existe atribuição permanente de postos, a escolha do mobiliário assume um papel fundamental — sobretudo no que diz respeito às cadeiras de escritório que equipam os espaços. Como a mesma cadeira será utilizada por pessoas com diferentes estaturas e características físicas, o ideal é optar por modelos cujas funcionalidades se adaptem a vários tipos de morfologia corporal. Ao longo deste artigo, vamos explorar com maior detalhe o que é o hot desking e quais os principais aspetos a ter em conta nesta nova forma de organização do trabalho.

Como funciona o hot desking

Como o próprio nome indica, o termo anglo-saxónico hot desk significa literalmente “secretária quente”, numa alusão ao facto de estes postos serem frequentemente utilizados de forma contínua por diferentes pessoas ao longo do dia. Trata-se de uma forma eficiente de rentabilizar recursos, sempre que o modelo de trabalho assim o permite.

A rotatividade de colaboradores não é exclusiva do trabalho híbrido. Existem também funções totalmente presenciais em que vários profissionais utilizam o mesmo posto de forma sucessiva, como acontece em guaritas de segurança, postos de controlo, entre outros contextos semelhantes. Um modelo de cadeira adequado a este tipo de utilização é a ERGOCITY, cujo encosto médio se adapta a diferentes estaturas, tornando-a uma solução versátil para ambientes com elevada rotatividade.

Vantagens e desvantagens do hot desking

Neste contexto, não é apenas importante compreender o que é o hot desk; é igualmente relevante conhecer as suas vantagens e desvantagens.

Entre os “prós” destacam-se a otimização do espaço, a rentabilização dos recursos já referida e, consequentemente, a redução de custos com a aquisição de mobiliário ou o aluguer de espaços. Pode também sublinhar-se a flexibilidade que este modelo proporciona, permitindo escolher o posto de acordo com as necessidades de cada dia. Além disso, promove o networking, uma vez que a deslocação por diferentes espaços obriga a conhecer mais colegas e incentiva a comunicação e colaboração dentro da equipa.

Entre os “contras” associados à implementação desta modalidade de trabalho encontram-se a falta de sensação de pertença, por não existir um espaço pessoal fixo, e a falta de higiene e organização, dado que nem todos os colaboradores partilham o mesmo sentido de limpeza e arrumação, o que pode gerar conflitos entre colegas. Outro dos principais inconvenientes são os problemas de ergonomia que podem surgir se o mobiliário não for adequado. Como já mencionámos, é fundamental escolher equipamentos de trabalho que se adaptem a pessoas com diferentes dimensões corporais, garantindo conforto e segurança para todos.

A implementação deste sistema de trabalho pode ser beneficial se soubermos formar, organizar e estruturar a nossa equipa de forma adequada.

Hot desking e ergonomia

Na hora de implementar o nosso hot desking, devemos ter sempre presente a saúde dos colaboradores e garantir a ergonomia do mobiliário que será colocado no escritório. A escolha do mobiliário adequado pode ser mais desafiante devido à rotatividade constante dos postos de trabalho, mas atualmente existem muitas opções de mobiliário adaptável, que se adequam às diferentes pessoas que irão ocupar o mesmo espaço.

A cadeira KANSAS pode ser uma excelente opção para este modelo de trabalho flexível, pois, além do seu design ergonómico, é ampla e permite ser utilizada por pessoas de maior porte. Trata-se de um modelo altamente recomendado para funções como vigilância, portaria, entre outras.

Como recomendação, podemos optar por secretárias eleváveis, ideais para ajustar o espaço de trabalho a diferentes alturas, e, claro, escolher boas cadeiras de escritório adequadas para todos os utilizadores.

O que é necessário para implementar hot desking

Se estamos a transitar de um modelo de trabalho tradicional, o essencial para começar é promover uma mudança cultural em direção ao trabalho flexível. É importante sensibilizar a equipa para este novo sistema de organização, destacando os pontos-chave que já abordámos: a nova estrutura de trabalho, a importância da organização e da limpeza, bem como ir modificando gradualmente a sensação de pertença ao espaço pessoal de trabalho.

Além disso, devemos garantir uma boa conectividade e dispor da infraestrutura tecnológica adequada. Naturalmente, ao passar para um sistema de trabalho flexível, também o espaço de trabalho e o seu design irão sofrer alterações.

Entre todos estes fatores a considerar, como já mencionámos, é igualmente importante ter atenção ao que é necessário numa oficina, sobretudo no que diz respeito ao mobiliário de escritório, que deve ser confortável, ergonómico e adaptável a diferentes utilizadores.

O hot desking é um sistema que nos permite otimizar ao máximo os nossos recursos e, se for implementado de forma correta, revela-se uma opção muito eficiente, ajudando também a reduzir custos.