O que é time blocking -

É certo que, mais do que uma vez, já terminaste o dia a sentir que fizeste muitas coisas, mas que, na realidade, não concluíste nada de concreto. Entre e-mails, reuniões, chamadas e tarefas pendentes, muitas vezes parece que nunca avançamos verdadeiramente. É por isso que estão na moda métodos que nos ajudam a organizar o tempo de forma mais eficiente, e um dos mais práticos é o time blocking.

Neste artigo vamos explicar o que é, como funciona e como começar a aplicá-lo sem grandes complicações. Aliado a este método, um bom ambiente de trabalho e uma cadeira ergonómica farão com que comeces rapidamente a notar a diferença. Não só irás render mais, como também cuidarás da tua coluna e da tua postura.

Defenição de time blocking

Se nunca ouviste falar disto, provavelmente estarás a perguntar-te: o que é exatamente o time blocking? Basicamente, trata-se de um método para organizar o teu dia em blocos de tempo, atribuindo cada bloco a uma tarefa concreta. Sem mais nem menos.

Não se trata apenas de fazer uma lista de tarefas. O importante é decidir quando vais realizar cada coisa. Por exemplo, não é o mesmo escrever nas tuas notas “escrever relatório” do que reservar das 10:00 às 11:30 para o escrever sem interrupções.

Podes verlo de uma forma mais clara, com o seguinte exemplo de uma jornada laboral:

09:00–10:30 → Revisar e responder correio ou e-mails
10:30–12:00 → Redação do projeto principal
12:00–12:30 → Chamadas e pequenas gestões
12:30–13:30 → Tarefas administrativas
15:00–16:30 → Desenvolvimento de conteúdo creativo
16:30–17:00 → Revisão e planificaçã do dia seguinte

Repara bem: cada bloco tem um objetivo claro e um tempo limitado. Desta forma, evitas andar constantemente a saltar de uma tarefa para outra e concentras-te na tarefa que tens de realizar em cada momento.

Como funciona o time blocking

Depois de perceberes o que é o time blocking, é altura de compreender como funciona. Quando sabes o que tens de fazer e quando, não estás constantemente a decidir o próximo passo. Limitas-te a executar o que está planeado para cada momento, poupando assim muita energia mental. No entanto, isso não significa ser completamente rígido. Se surgir algo urgente ou inesperado que precise de solução, podes ajustar os blocos. A ideia é ter uma estrutura base que guie o teu dia. Além disso, trabalhar em blocos ajuda-te a concentrar-te verdadeiramente. É muito mais fácil focar-te numa tarefa quando sabes que, durante uma ou duas horas, só te vais dedicar a ela.

Blocos de tempo e tarefas

Um bloco é simplesmente um período de tempo reservado para uma atividade concreta. Pode durar 30 minutos ou até 2 horas, dependendo da tarefa e da tua energia.

Gerir o tempo por blocos ajuda porque reduz o ruído mental. Durante esse período, não estás a pensar noutras tarefas. Além disso, agrupar tarefas semelhantes (e-mails com e-mails, chamadas com chamadas) faz com que o teu cérebro se concentre melhor e avance mais rapidamente.

Diferenças em relação a outras técnicas

Se o comparares com outros métodos de produtividade, existem várias diferenças importantes:

Pomodoro: Trabalhas em intervalos curtos de 25 minutos, com pequenas pausas pelo meio. É excelente para começar tarefas e evitar a procrastinação, mas, se precisares de concentração prolongada, pode tornar-se insuficiente.
Lista de tarefas: A típica lista de tarefas. Diz-te o que fazer, mas não quando o fazer. Isso faz com que, muitas vezes, acabes por tratar primeiro das tarefas mais simples e deixes as mais importantes para depois.

O time blocking vai um passo mais além: planeia o que fazer, quando fazê-lo e durante quanto tempo. Muito mais estruturado.

Benefícios do time blocking durante o trabalho diário

Começar a aplicar o time blocking tem efeitos visíveis rapidamente:

Menos distrações: Quando sabes exatamente o que tens de fazer, torna-se mais fácil não te distraíres com outras coisas.
Melhor concentração: Os blocos mais longos permitem-te entrar em concentração profunda e avançar verdadeiramente.
Menos stress: Ver o teu dia organizado em blocos dá uma sensação de controlo e reduz a ansiedade causada pelo trabalho acumulado.

Em resumo, trabalhas melhor e sem sentir que estás constantemente a correr contra o tempo.

Como aplicar o time blocking passo a passo

Não é preciso complicar-se nem comprar aplicações que prometem resultados super eficazes. Com um calendário e um pouco de planeamento, já podes começar.

Passo 1: Anota tudo o que tens pendente, sem te preocupares com a ordem.
Passo 2: Estima quanto tempo cada tarefa vai necessitar.
Passo 3: Agrupa tarefas similares.
Passo 4: Coloca os blocos no teu calendário, começando pelo mais importante.
Passo 5: Deixa pequenos intervalos entre os blocos. Sempre pode surgir algo inesperado.
Paso 6: Revê, no final do dia, o que funcionou e o que não funcionou.

E algo que não podes esquecer: se vais trabalhar em blocos longos, precisas de uma cadeira confortável. Manter uma boa postura durante horas faz uma grande diferença na concentração e na energia. A cadeira EVANS, por exemplo, é perfeita para trabalhar várias horas seguidas sem sentires cansaço.

Time blocking e teletrabalho

Em casa, o time blocking torna-se quase indispensável. Sem o ambiente do escritório, é fácil misturar trabalho com tarefas domésticas ou outras distrações.

Bloquear o teu dia ajuda a separar mentalmente cada atividade e a organizar os intervalos de descanso de forma eficaz.

E como os dias de trabalho remoto costumam ser longos à frente do computador, vale a pena investir numa cadeira que suporte muitas horas e mantenha a tua postura: a cadeira KRATOS cumpre esse papel na perfeição.

Para finalizar, queremos dar-te um conselho: começa devagar. Não bloqueies o dia todo. Começa com 2 ou 3 blocos-chave, intercalando com alguns intervalos, e irás notar a diferença. Aos poucos, vai ajustando o método. O mais importante é que o teu dia tenha ritmo e controlo, e não que o calendário te sobrecarregue.